Персональная система автоматизации общепита — как обеспечить максимальную эффективность

Повышение рентабельности и управляемости бизнеса, и обеспечение одинаково высокого уровня обслуживания независимо от опыта персонала.

При внедрении системы автоматизации на любом предприятии общественного питания основное внимание уделяется, как правило, прокладке коммуникаций, установке и настройке оборудования, настройке программного обеспечения, постановке системы учета. Но при этом существует еще один важный момент, о котором не стоит забывать — насколько эффективно будет работать персонал в этой системе, насколько полно он будет использовать ее возможности, и насколько просто ее можно будет освоить.

Всех людей, которые будут работать в системе, можно разделить на две группы: на тех, кто занимается обслуживанием посетителей, и тех, кто занимается ведением бухгалтерского и управленческого учета. Как показала практика, для этих групп необходимо расставлять разные акценты в обучении, да и проблемы в использовании системы автоматизации возникают тоже разные. Рассмотрим более детально эти отличия и особенности в работе.

Обслуживание посетителей

Когда мы говорим об обслуживании посетителей, то, прежде всего, мы подразумеваем работу со специальным оборудованием, таким как контрольно-кассовые машины, системы розлива напитков, весы, принтеры марок.

В целом можно сказать, что работа с программным обеспечением и оборудованием не должна требовать специальных знаний; она заключается в многократном повторении одних и тех же действий: оформить заказ, напечатать предварительный счет, пробить чек на ККМ и т.д. В современных условиях системы автоматизации не являются редкостью, поэтому большинство официантов и барменов уже имеют навыки работы с программным обеспечением и оборудованием. При переходе на работу в другое заведение им достаточно лишь познакомиться с особенностями новой системы — к обслуживанию гостей они могут приступить в самые короткие сроки. Новички, которые только начинают работать в сфере общественного питания, осваивают программное обеспечение тоже достаточно быстро — современную молодежь работа с компьютером уже не пугает.

Кроме выполнения учетных функций современные системы автоматизации позволяют также улучшить качество и повысить скорость обслуживания посетителей. Система способна обеспечить детальный контроль действий персонала и помощь в оформлении заказа. Использование специфик или модификаторов в меню позволяет в значительной мере избежать проблем с тем, как приготовить то или иное блюдо, а подсказки по меню помогут официанту оперативно дать ответы на вопросы гостей и проконсультировать по выбору блюд и напитков. Правильно настроенная система автоматизации позволяет быстрее подготовить официантов и барменов для решения всех задач обслуживания на уровне, который задан стандартами предприятия.

Системы также помогут руководителям выстроить систему мотивации исходя из результатов работы персонала. Все действия, совершаемые персоналом, накапливаются в системе и в дальнейшем могут быть основой для отчетов по количеству обслуженных официантом заказов, учета рабочего времени персонала, по суммам выручки заведения, количеству отмененных блюд на кухне, времени обслуживания гостей. Впоследствии эти отчеты могут являться основанием для расчета вознаграждения персонала, а анализ временной загрузки заведения позволит гибко планировать рабочие смены.

Ведение бухгалтерского и управленческого учета

Ведением учета на предприятии должен заниматься повар-технолог либо заведующий производством. В его обязанности входит расчет количества сырья для получения порций готовых блюд, расчет калорийности, составление меню и прейскурантов. Также повар-технолог занимается контролем процесса приготовления блюд, разработкой технологических карт и проработкой новых фирменных блюд, оформляет всю необходимую документацию, ведет полный учет материальных ценностей, оборудования, сырья и готовой продукции. Хорошо, когда такой специалист есть, в этом случае достаточно провести стандартный курс обучения работе с программой, и в короткое время он сможет приступить к самостоятельному ведению учета. Но на сегодняшний день в большей части предприятий общественного питания подобный специалист отсутствует, а ведение учета возлагают либо на бухгалтера, либо на шеф-повара.

И для бухгалтера, и для шеф-повара вышеприведенные обязанности не являются типовыми, поэтому в большинстве случаев приходится обучать персонал специальным знаниям: бухгалтеров — процессу приготовления блюд и использованию тех или иных ингредиентов для грамотной оценки корректности данных в предоставляемых документах, а шеф-поваров — правильному заполнению всех документов, особенностям ведения бухгалтерского или управленческого учета.

Если таким обучением пренебречь, то практически гарантированно возникнут проблемы с учетом. Ситуации могут возникнуть разные — результат будет один: учет материально-производственных запасов сильно отличается от реальной картины, в итоге у руководства формируется мнение, что система автоматизации работает некорректно и требует замены.

При ведении учета на больших предприятиях с внедрением учетных систем зачастую можно сократить количество персонала, занятого рутинными операциями. Например, отпадает необходимость в людях, которые занимаются занесением кассовых чеков в бухгалтерскую программу — в современных системах все подобные процессы уже автоматизированы и не требуют дополнительных трудовых затрат. При этом не обязательно увольнять персонал, его всегда можно переориентировать с рутинных операций на ведение аналитики и повышение качества управления предприятием.

В качестве итога можно отметить, что внедрение системы автоматизации уже не является чем-то экзотическим. Многие предприятий пользуются этими системами не первый год, а современное программное обеспечение обладает продуманным интерфейсом. Поэтому и сотрудники осваивают эти продукты быстрее, и руководители получают то, ради чего они и затевают внедрение таких систем, — повышение рентабельности и управляемости бизнеса, и обеспечение одинаково высокого уровня обслуживания независимо от опыта персонала.